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Aplicaciones y ventajas de la firma digital para empresas

El eConsent es una parte importante en el proceso de digitalización de las empresas. Aunque todavía algunos departamentos y personas son reticentes a la falta de papel, es inevitable que la tecnología llegue a todos los rincones. Y lo primero para aceptarlo, es entenderlo.

¿Qué es eConsent?

El eConsent consiste en un sistema que recoge la firma digital del usuario a través de dispositivos móviles, con el fin de obtener su consentimiento en distintos documentos de aceptación y/o contractuales.

Es una tecnología que cada vez más compañías están introduciendo como algo habitual en sus procedimientos.

El desconocimiento de su funcionamiento frente a la tradicional firma en papel, hace que exista todavía un rechazo por miedo a la verdadera validez de la firma. ¿Y si nos hacen una auditoría? ¿Y si el usuario rechaza la firma? ¿Tiene validez legal?

Sí la recogida de la firma utiliza la biometría como fundamento de su operatividad y además está ligado a un certificado SSL (Secure Sockets Layer) emitido por una entidad autorizada, como AC Camerfirma (Cámaras de Comercio Españolas), la validez legal es absoluta y está garantizada.

¿Qué es la biometría?

La aplicación de técnicas matemáticas y estadísticas sobre las características de un individuo, físicas o de comportamiento para verificar la autenticidad de su identidad, es lo que se conoce en tecnologías de la información como biometría.

Entendemos por características físicas: el ADN, las huellas dactilares, la retina, el iris, los patrones faciales, la voz e incluso la palma de la mano, mientras que un ejemplo claro de característica de comportamiento medible serían la firma o el tecleo.

Aunque algunos de estos puntos nos suenen a ciencia ficción, es un hecho real que ya se están usando para verificar identidades con absoluta validez legal por multitud de empresas. Si es verdad que estamos más predispuestos a aceptar que una huella dactilar es única e inconfundible y que todos podemos pensar que es más fácil imitar una firma, pero la tecnología es capaz de medir diferentes valores que convertirán a una firma en algo tan único e inconfundible como una huella dactilar.

¿Cómo funciona la biometría?

Cuando se firma electrónicamente un documento a través de un sistema eConsent, se pone en marcha un motor de autenticación de firma biométrica que recoge determinada información durante el proceso de firma, principalmente: posición, tiempo, velocidad, inclinación y presión.

 

De está forma, se genera un patrón caligráfico que queda matemáticamente vinculado al documento a firmar, cifrado y embebido en el mismo.

Estos datos, quedan asociados a una clave RSA (sistema criptográfico) que nos garantiza cuándo y quién firmó el documento y que no ha sido modificado en ningún momento. De hecho, se garantiza que solo se puede acceder a la información por mandato judicial y que no es posible su reutilización sin conocimiento del firmante. Esto lo convierte en un proceso más seguro que la firma en papel.

Toda la información está codificada siguiendo un estándar internacional ISO/IEC 19794-7:2007 y son las Cámaras de Comercio las que se encargan de emitir los certificados digitales para las empresas autorizadas.

Si está buscando una empresa de eConsent, debe tener en cuenta que no todas las empresas poseen la autorización de la Cámara de Comercio que garantiza que se ha emitido un certificado digital para validar los PDF firmados, que los datos biométricos están guardados en infraestructuras seguras y que garantizan la trazabilidad y veracidad de las firmas.

Ventajas y aplicaciones del eConsent

Como ejemplo de las aplicaciones que se le pueden dar al econsent para diferentes perfiles:

EJEMPLOS DE PERFIL	EJEMPLO DE PROCESOS
Profesionales sanitarios	Contratos tipo EFPIA, consentimiento informado para uso de datos personales (ePermission), gestión de recepción de muestras, acuerdos de colaboración…
Pacientes	Consentimiento para su participación en ensayos clínicos, aceptación de riesgos en operaciones, en tratamientos, diferentes procesos administrativos…
Plantilla de la compañía	Contratos profesionales, modificación de condiciones, reportes, gestión de gastos
Proveedores	Firma de contratos de colaboración, cumplimiento de normativas de seguridad, gestiones de logística…

 

Una vez que conocemos como funciona, hay que decir que son múltiples las utilidades de este tipo de soluciones que hoy en día funcionan en cualquier plataforma online y offline; compatibles además con otros sistemas de las compañías, como por ejemplo, su CRM.

Además, no solo se limitan a la firma digital de documentos, sino que también incluyen la gestión completa (rectificación, cancelación y oposición del firmante…) estadísticas y administración de los documentos por parte de los administradores en las compañías.

Conclusión

El proceso de consentimiento y firma contractual se convierte así en algo más cómodo, seguro y eficiente. Es una garantía de legalidad que supone además una mejora en la productividad y usabilidad, un ahorro de tiempo y papel y por lo tanto, dinero.

Dispositivos para firma digital hay muchos en el mercado, pero es importante asegurarnos de que quien nos lo ofrece tiene todos los permisos legales para asegurar que emiten un certificado de firma biométrica válido para evitarnos problemas a futuro.