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Cómo organizar un evento virtual: 3 fases clave para que sea un éxito

La modalidad de evento virtual está pisando cada vez más fuerte entre las empresas para fomentar y publicitar sus actividades. El objetivo de este tipo de convocatorias virtuales no es otro que el de los eventos físicos al uso. Sin embargo, en su formato online ganan una multitud de ventajas: reducción de costes, mayor cobertura, accesibilidad, interactividad, etc. Entre ellas, su capacidad para reunir a un alto número de invitados sin necesidad de que la asistencia sea física, ha potenciado enormemente estos eventos. Uno de los factores clave que ha revalorizado esta característica ha sido la aparición de la COVID-19.

Ante esta situación se presenta un futuro en el que este tipo de eventos o congresos online marcarán la agenda empresarial y es importante adaptarse y atreverse a ello. Para saber cómo organizar un evento virtual de manera óptima, debes prestar especial atención a las tareas organizativas que clasificaremos en tres fases: antes del evento, durante su desarrollo y a posteriori de este.

1.  Pre evento virtual

En esta primera parte debes identificar el tema a desarrollar y sus potenciales destinatarios. Es importante definir el sentido y utilidad del evento virtual. Una vez que lo tengas claro, el siguiente paso es contactar con los ponentes o especialistas que participarán en tu evento o congreso online. Tras esto, debes realizar una planificación del programa de trabajo y seleccionar las herramientas digitales que necesitas para llevar a cabo tu evento virtual. Hay que elaborar también textos y contenido dinámico para los asistentes.

El siguiente paso es la difusión de la convocatoria. Es fundamental preparar con anticipación un plan de comunicación y empezar a publicitar el congreso online con la suficiente antelación. Estos son algunos tips que te ayudarán a lograrlo:

• Crear un landing page y recoge los datos de inscripción
• Crear contenido relacionado con tu evento virtual y publicarlo en el blog de la empresa con anterioridad a la fecha del evento
• Envía emails a tu público objetivo publicitando tu evento virtual
• Utiliza las redes sociales para publicitar. Puedes cambiar tu cabecera de Facebook o Twitter con los datos del evento online o bien mencionarlo en las stories de tu Instagram
• Invierte en publicidad en Redes Sociales, con un presuinnovapuesto optimizado podrás llegar a más personas

En Quodem con nuestro servicio de Eventos virtuales y Congresos online incluimos el asesoramiento y gestión de todo el evento desde cero. De este modo, en esta primera fase previa al evento te ofrecemos también las siguientes prestaciones que fomentarán una convocatoria exitosa de tu evento virtual:

• Email marketing o newsletter promocional
• Envío de invitaciones y agregar al calendario
• Acceso a documentación previa
• Acceso a información sobre los ponentes
• Salas de networking o workshops
• Formularios o chat para estar en contacto con organizadores y ponentes

2.  Día del evento virtual y cuáles son los mejores software para eventos virtuales

El día del evento, es importante presentar los contenidos de forma dinámica para administrar y gestionar a tus asistentes de una manera efectiva. Una recomendación que te ayudará a hacer esto posible es exponer contenido audiovisual de valor y realizar dinámicas de juego para mantener la atención. Empatizar y generar confianza con los asistentes haciendo del congreso virtual un evento interactivo y ameno resolviendo todas las dudas de la audiencia.

Para el desarrollo de los congresos online, es fundamental el uso de una plataforma especializada para ello. Existen muchas opciones, a continuación, te presentamos aquellas en las que desde Quodem -como expertos en digitalización- confiamos:

• La plataforma de moda. Permite organizar conferencias para grupos con vídeo en alta definición. Zoom es capaz de generar avisos a los invitados del evento, programar reuniones puntuales o recurrentes, silenciar a los participantes, compartir la pantalla e incluso grabar las reuniones. Además, cuenta con diferentes funciones de branding y precios personalizados según la capacidad de los participantes.
• Google Meet. Esta herramienta destaca por la facilidad de su uso. La herramienta de videoconferencia grupal de Google permite hasta 250 participantes en una misma llamada.  Está integrado en Google Calendar y la grabación de las ponencias también está conectada a Drive. La plataforma permite no solo silenciar, sino también eliminar participantes, no admite usuarios desconocidos o videollamadas cifradas y no requiere ningún tipo de plugin para su uso.
• La plataforma de Vimeo es una de las que mayor calidad de vídeo puede ofrecernos, hasta 1080 p HD. Con capacidad ilimitada de asistentes y grabación del evento completo al mismo momento de finalizar.

En Quodem contamos con diferentes servicios de eventos, congresos y seminarios virtuales de formación o marketing, creando herramientas colaborativas, contenido especializado y multimedia con diferentes opciones de plataformas para eventos online. Además, contamos con videoconferencias que permiten compartir información en directo con los participantes, así como materiales descargables y su actividad en la plataforma. Nuestros eventos virtuales ayudan a ofrecer un valor añadido a los organizadores, aumentar la difusión de los eventos y reducir costes.

3.  Post evento virtual

Una correcta gestión de un evento virtual no termina al finalizar la videoconferencia. Debes seguir las siguientes pautas en agradecimiento a tus participantes:

• Compartir la grabación del evento lo antes posible
• Añadir contenido extra al enviar la grabación
• Redactar un artículo a modo resumen de los temas más destacados del congreso online
• Difundir los resultados de la videoconferencia

La experiencia adquirida en nuestros más de 20 años dentro del sector de la digitalización, no solo el éxito de nuestros eventos virtuales, si no la metodología especializada de Quodem. Nuestro equipo de profesionales se encarga de la realización y organización completa de estos eventos virtuales, favoreciendo el proceso gracias a nuestros amplios conocimientos del entorno digital. Además, ofrecemos una función de usuarios ilimitados, soporte técnico especializado, microsites ad hoc, foros abiertos y sincronización del material con los asistentes. Asimismo, y dadas las circunstancias actuales resultado de la pandemia de la COVID-19, las videoconferencias o congresos online se han convertido en la herramienta por excelencia para la celebración de eventos de cualquier tipo. Es el momento de lanzarte a la realización de tu primer evento virtual, comprobar las ventajas que puede ofrecerte y mejorar tu engagement de una forma innovadora.